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打电话注意事项 接听电话的基本礼仪

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目录1.打电话注意事项
2. 接听电话的基本礼仪
3.代接电话的礼仪

< 打电话注意事项>打电话注意事项

使用电话.总有一方是发起者。在通话双方之中.发起者被称为发话人。其通话过程称作打电话。而被动接听电话的一方,则被称为受话人.其通话过程则称作接听电话。在整个通话过程中.发话人通常居于主动、支配的地位。作为“先发制人”的一方.若要使自己所打的电话既能正确无误地传递信息、联络感情,又能为自己塑造完美的电话形象,则发话人在打电话时,就必须注意时间适宜、内容简练、表现文明三个方面的打电话注意事项。在这三个方面稍有“闪失”,就会使自己塑造良好电话形象的努力功亏一篑。 石家庄口才培训为你整理了两方面打电话事项:

(一)时间适宜若要打好一次电话.首先就应当明确:通话唯有在适宜之时进行,才会事半功倍。打电话若是不考虑具体的时间问题.往往便会劳而无功。

考虑通话的时间问题,实际上是要注意两个要害之点。其一,何时通话为佳?其二.通话多久为妙?

1.通话时间按照惯例.通话的时间有二:一是双方预先约定的时间.二是对方方便的时间。

除有要事必须立即通告外,不要在他人的休息时间之内打电话。例如,每日上午7点之前、晚上10点之后、午休时间、节假日、等等。

在他人用餐之时打电,也未必合适。

给海外人士打电话,先要了解一下时差,不要不分昼夜地骚扰他人。

打公务电话.尽量要公事公办。不要在他人的私人时间,尤其是时方的休假期间,去麻烦对方。此外,若是有意识地避开对方的通话高峰时间、业务繁忙时间、生理厌倦时间,打电话的效果必定更佳。

2.通话长度在一般情况之下.每一次通话的其体长度应有所控制,基本的要求是:以短为佳,宁短勿长。

在电话礼仪里,有一条“三分钟原则”的打电话事项。实际上,它就是“以短为佳.宁短勿长”的基本要求的具体体现。它的主要意思是:在打电话时,发话人应当自觉地、有意识地将每次通话的长度,限定在三分钟之内.尽量不要超过这一限定。


< 接听电话的基本礼仪> 接听电话的基本礼仪

在整个通话的过程中,受话人在接听电话的基本礼仪是要注意的,虽然处于被动的位置,但也不可因此在礼仪规范方面得过且过。

根据礼仪规范,受话人接听电话时,由于具体情况有所不同,需要分为本人受话、代接电话以及录音电话等,以下对其分别予以讨论。

(一)本人受话所谓本人受话,这里指的是由受话人本人亲自接听他人所打给自己的电话。在本人受话时,按照电话礼仪的要求.需要关注的问题。

花都区口才培训小编为你整理接听电话一共有二个:

1.接听及时电话-一旦响起,即应立即停止自己所做之事,尽快予以接听。

接听电话是否及时,实质上反映着一个人待人接物的真实态度。

如果有可能的话,在电话铃响以后,应亲自接听电话,轻易不要让别人代劳,尤其是不要让小孩子代接电话。不要铃响许久,甚至响过几遍之后,才姗姗来迟地去接电话。此举并不说明自己日理万机,而只说明自己妄自尊大。不过,-才响过一声就拿起听筒也显得操之过急。

有时,那样做还会令发话-吃一惊。在正常情况下.不允许不接听他人打来的电话.尤其是“如约而来”的电话。

因特殊原因,致使铃响过久才接电话,须在通话之初向发话人表示歉意。

在电话礼仪中,有一条“铃响不过三声”原则。它的含义是:接听电话时,以铃响三次左右拿起话筒为适当。在日常生活里,应尽量遵守这一原则。

2.应对谦和接电话时,受话人应努力使自己的所作所为合乎礼仪。特别要注意下列四点:

第一,自报家门。拿起话筒后,即应自报家门,并首先向发话人问好。向发话人问好。一是出于礼貌;二是为了说明有人正在接听。当对方首先问好后,应立即问候对方。不要一声不吭、装神弄鬼、故弄玄虚。至于要自报家门,则是为了让发话人验证一下.是否拨错了号码.

或找错了人。自报家门时所说的内容.可参照发话人自报家门时的那几种模式酌定。在私人寓所接听电话时。为了自我保护,有时可以用电话号码作为自报家门的内容.或者不必自报家门。

第二,聚精会神。在通话时.不论是何缘故.都应聚精会神地接听电话。不允许三心二意、心不在焉,或是把话筒置于一旁,任其“自言自语”。在通话过程中,对发话人的态度应当谦恭友好,当对方身份较低时或有求于己时,更应表现得不卑不亢。不要拿腔拿调,不要对对方戏弄嘲讽,伤害其自尊心。更不要一言不发,有意冷场。


< 代接电话的礼仪>代接电话的礼仪

在日常生活里,人们经常有机会为其他人代接、代转电话。代接、代转电话时,尤其需要注代接电话的礼仪比如礼尚往来、尊重隐私、记忆准确、传达及时四个方面的具体问题。 唐山口才培训小编整理代接电话的礼仪有:

1代接电话的礼仪,.礼尚往来接电话时,假如对方所找非己,不要口出不快,拒方代为接听的请求,尤其是不要对对方所找之人口有微词,或是对方要找的人就在身边,却偏偏告之以“不在”。至于非要说“没有你找的这个人”,则更属非礼。

同事、家人之间,互相代接电话,是互利互助之事,所以讲究礼尚往来、有来有往。连电话都懒得为人代接的人,在现实生活里往往是难以取信于人的。

2.代接电话的礼仪,尊重隐私在代接电话时,不要充当“包打听”,不要向发话人询问对方与其所找之人的关系。当发话人有求于己,要求转达某事给某人时,则要严守口风。切勿随意扩散、广而告之.辜负了他人的信任。

即使发话人所要找的人就在附近,也不要大喊大叫,而闹得人人皆知、四邻不宁。当别人通话时.不要进行“旁听”.更不要插嘴。

3.代接电话的礼仪,记忆准确若发话人所要找的人不在.可在向其说明后.问一下对方是否需要代为转达。如对方有此请求,即应相助于人。

对发话人要求转达的具体内容,比较好认真做好笔录。在对方讲完之后,还应重复一遍,以验证自己的记录是否正确无误,免得误事。记录他人电话,应包括通话者单位、姓名、通话时间、通话要点、是否要求回电话、回电话时间等几项内容。

4.代接电话的礼仪,传达及时接听寻找他人的电话时,首先必须明确“对方是谁”、“现在找谁”

两个问题。若对方不愿讲第一个问题,可不必勉强。若对方所要找的人不在,可先以实相告,再询问对方“来系何人”、“所为何事”,若将二者先后次序颠倒了就可能使发话人产生疑心。

若发话人所找的人就在附近,应立刻去找,不要拖延。若答应发话人代为传话。则应尽快落实,不要置之脑后,或是存心拖延时间。

不到万不得已时,不要把自己代人转达的内容,再托他人转告。那样一来,一则容易使内容走样,二则难保不会耽误时间。此外,还有可能导致所要转达的信息对外扩散。


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